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怎么用OA系統管好企業證照?

2019-11-19 14:29:44
  企業證照作為公司的重要資料,行業許可,是企業正規化、合法化、商業化的重要保證。近年隨著辦公自動化和電子商務的崛起,一方面對傳統證照的電子化信息展現提出挑戰,另一方面對證照的系統化管理提出要求。為此華天動力協同阿尔雷恩vs希拉尔预测提出了一種新型的企業證照管理模式,設計開發了一套實用的證照管理系統。

  在過去的證照管理中主要存在的現象和問題是:

  企業證照無統一位置記錄,管理零散,不集中;證照更改后無法形成變更記錄,無法詳細得知每次更改內容。

  企業證照年審前無提醒,管理員遺忘導致年審不及時;年審后證照放置,沒有形成下次年審日期的記錄習慣,而且無法查找年審歷史。

  企業證照的延期和注銷工作沒有明確到辦理人、時間和具體的說明,使證照管理工作糊涂、混亂。

  企業證照無展現平臺,無法讓使用人及時了解到所需證照的狀態,影響工作的處理。

  企業證照的借出和歸還沒有形成閉環和詳細的記錄,導致證照借出后無法追蹤使用人和索回證照原件。

  華天動力協同OA系統印章管理的特點與優勢:

  1、 清晰的查看方式

  證照一覽功能中提供縮略圖和列表兩種查看方式,可將企業登記的證照全部顯示出來,并且每個證照都會有詳細的證照名稱、證照類型、簽發機關、說明、證照圖片等內容,使證照的基本信息展現全面、清晰,也免去使用人對企業現有證照管理情況的咨詢。

怎么用OA系統管好企業證照?

  2、實時的使用動態

  系統會自動根據證照的借出和歸還情況及時更新證照狀態,使用人可通過證照狀態的更新及時了解證照的可用情況,為員工第一時間使用證照提供動態的數據支持。

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  3、貼心的證照下載

  證照管理系統為使用人提供證照照片的下載功能,如遇需要電子版或是打印復印件的情況,可直接使用,方便快捷。

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  4、 簡易的借還體系

  證照的借出和歸還操作簡單易懂,借出記錄的查看和檢索方便快捷,為證照管理員提供了一個簡易的借還體系,便于證照管理員的管理。

怎么用OA系統管好企業證照?

  5、及時的年審提醒

  通過對證照的年審提醒進行設置,系統可在下次年審到期日前提醒給指定的人員,讓其及時到相關部門進行年審,避免遺漏和延誤,防止給公司造成損失。

怎么用OA系統管好企業證照?

  6、全面的證照維護

  證照的維護管理涉及到登記、年審、延期、變更、注銷、分類等方面,為證照管理員提供全面的、一體的證照管理平臺,可將日常管理的方方面面都落實到證照管理系統中,同時可生成相關的管理記錄,便于日后查找和追溯。

怎么用OA系統管好企業證照?

  華天OA的證照管理系統實現了對企業證照的規范管理,提供證照的一覽信息,支持證照的借出和歸還,規范證照的登記、年審、延期、變更、注銷、分類等操作。如上所述華天動力OA系統證照??榧兄詼喙鏡氖導手ふ展芾硇棖?,可以給企業實際的證照管理中帶來非常多的好處:

  1. 一覽清晰,實時掌握

  證照一覽中可將證照的基本信息和使用狀態清晰、實時的展現出來,讓證照使用者同步掌握證照動態,了解全面,減少咨詢,為及時使用證照提供數據支持;同時系統提供的證照照片的下載功能,為使用者提供電子版證照,方便其打印、復印,提高使用者工作效率。

怎么用OA系統管好企業證照?

  2. 及時提醒,助于年審

  證照管理系統為證照管理員提供年審到期日前的提醒,有助于證照管理員及時對證照年審,避免遺忘或延后。

怎么用OA系統管好企業證照?

  3. 全面維護,避免混亂

  證照管理系統為證照管理員提供全面的維護工作,從證照的登記開始,到年審、延期、變更、注銷都會在系統中體現出來,形成一體化的工作認識;證照管理員可隨時記錄維護的內容,避免工作遺漏,減少混亂記錄。

怎么用OA系統管好企業證照?

  4. 日志記錄,明確責任

  證照管理系統中可將證照的各項操作全部記錄下來,讓證照管理員可實時了解各證照的基本情況、維護情況、以及借還動向,使管理規范,責任明確。

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