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OA系統科學管理檔案so easy!

2019-11-15 14:35:29
  檔案是一種比較重要的信息資源,檔案管理也是一項作業量大、復雜繁瑣的工作,多數企事業單位均會有獨立的檔案室及工作人員進行檔案的管理工作。

OA系統科學管理檔案so easy!

  因傳統的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上,都需要耗費大量的人力和物力資源?;謖庖幌腫?,華天阿尔雷恩vs希拉尔预测的技術團隊研發出了檔案中心???,為企業的檔案管理提供建檔、維護、借閱、收回、銷毀、查詢等功能,為企業快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。

  在過去的檔案管理中主要存在的現象和問題是:

  檔案的基礎信息設置不全面,無法對檔案密級、保存期限靈活設置;無法設置檔案總管理員,管理檔案中的各項事宜;無法沿用傳統檔案管理術語,建立類目、案卷、檔案三個級別,使檔案整理不易上手。

  原有的檔案建立只能是紙質檔案,無法管理電子版檔案,管理模式陳舊。

  現有檔案無法生成查看目錄,也無法快速查找所需檔案,使檔案查找速度慢,效率低。

  原有檔案借閱是由員工自己瀏覽檔案目錄進行借閱申請,無法由檔案管理員統一分配所需檔案,缺乏檔案管理保密性意識。

  檔案無法針對借出情況記錄歸還信息,無法形成借出、歸還的閉環模式,導致檔案借出后丟失,給企業帶來損失。

  對于已經失效的檔案無法進行銷毀,或已經銷毀的檔案沒有形成銷毀記錄,記錄銷毀人和銷毀日期,導致無法追蹤查找當時的信息。

  對于單位內部的系統,如:審批、公文等均需要歸檔,但是目前采用的仍舊是打印歸檔,無法做到直接在系統內直接歸檔。

  華天OA辦公系統為了幫助企業建立健全的檔案目錄,加強對企業檔案的科學管理,有效地?;ず屠玫蛋缸柿?,并針對目前檔案管理中存在的問題,提出了一些管理建議,運用在OA系統中。

  一、檔案借閱

  普通用戶可以在檔案借閱??櫸⑵鸞柙納昵?,也可以將未審批的借閱申請進行撤銷。發起借閱申請需要申請人選擇申請借閱日期和預計歸還日期,并填寫借閱的檔案和借閱事由以供檔案管理員審批申請時查看。

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                                                                                借閱申請

  借閱歷史下可以查看自己已借閱的檔案,并可通過檔案名稱進行搜索。

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                                                                                借閱歷史

  二、 管理員使用操作

  1、 檔案設置

  檔案在正式使用之前需要先進行檔案的基本設置,如建立檔案密級、保存期限、檔案管理員,并進行類目維護和案卷維護。

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                                                                                檔案設置

  檔案密級是對檔案密級程度選項的建立,默認的密級有公開、秘密、機密、絕密、絕密.核心等,檔案管理員可以在檔案密級中進行新建、修改、刪除、排序、導入導出、默認項設置等操作。

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                                                                               檔案密級設置

  保存期限是維護檔案保存期限選項的位置,默認的有短期、長期、永久。檔案管理員可以根據企業需要將保存期限進行新建、修改的操作,同時支持刪除、導入導出、排序、默認設置等功能。

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                                                                               保存期限設置

  檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權限,在此處可以設置企業內實際的管理員為檔案管理人員。

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                                                                              檔案管理員設置

  類目維護是按照檔案建立的具體情況設置類目的層級,創建類目名稱、選擇父類目和類目管理員,支持類目導入、導出、修改、刪除。

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                                                                                 類目維護

  建立案卷時首先要建立案卷編號和名稱,并設置案卷年月、存放位置,選擇案卷的所屬類目、保存期限和密級。案卷同樣支持導入、導出、修改、刪除。

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                                                                                 案卷維護
  2、檔案維護

  檔案管理員在檔案維護??櫚慊饕延欣嗄肯碌陌婦礱坪?,點擊新建檔案按鈕即可新建檔案。在新建檔案時需輸入檔案的編號和檔案的名稱,存儲的方式可選擇紙質存儲或者電子存儲,若選擇電子存儲,則需上傳電子文件,而所屬案卷、保存期限和密級會根據點擊的案卷的名稱自動帶出所屬案卷的相關信息。在檔案維護中還可以對在庫的檔案進行修改和銷毀操作。

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                                                                                 修改檔案

  3、檔案瀏覽

  檔案管理員可以在檔案瀏覽??橄虜榭雌笠檔乃械蛋?,可通過檔案編號或者檔案名稱對檔案進行排序,還可通過存儲方式和狀態對檔案進行篩選并可通過檔案名稱進行搜索。

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                                                                                 檔案瀏覽

  4、借閱審核

  檔案管理員可以在借閱審核??橄虜榭雌脹ㄓ沒Х⑵鸕慕柙納昵?,可以同意借閱,也可以不同意借閱。同意借閱時,管理員需進行檔案選擇,將相應的檔案借出。

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                                                                                 借閱審核

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                                                                                 同意借閱

  5、借閱歷史

  檔案管理員可以在借閱歷史??椴榭此杏沒Ы柙牡牡蛋訃鍬?,并可將借出的檔案收回。管理員在查看檔案借閱歷史時,可以通過借閱人和檔案名稱進行搜索。

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                                                                                 借閱歷史

  6、 檔案銷毀記錄

  在檔案維護下銷毀的檔案可以在檔案銷毀記錄下查看,被銷毀的檔案會記錄銷毀人和銷毀日期,并可通過檔案名稱進行搜索。

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                                                                               檔案銷毀記錄

  華天動力協同阿尔雷恩vs希拉尔预测檔案中心??槭且韻喙氐男姓ü婕笆導室滴裥棖笪?,實現了檔案的全面維護以及全程跟蹤的管理,其中包括檔案的新建、修改、查看、檢索、銷毀、借閱、收回等情況。其擁有突出的優勢和特點,全面的基礎設置、多種形式檔案維護、便捷的瀏覽查詢、規范的借閱審核、強制的收回功能、明確的銷毀記錄等功能,使企業擺脫以往檔案管理復雜無序的狀態,輕松實現了檔案管理便捷規范的良好效果。

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