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OA系統管理采購合同有什么特別之處?

2019-11-08 13:38:54
  合同是甲乙雙方的交易憑據,在信息化飛速發展的今天,越來越多的企業開始注重對合同的管理?;於A針對這一情況做了大量的需求調研,研發出符合企業合同管理需求的采購合同???,提供對合同全生命周期的管理,從合同的建立、審批到付款計劃、合同評估、進度把控、風險監督。幫助企業規范合同的簽訂和執行,能夠有效的優化管理、防范風險。

  在過去的采購合同中主要存在的現象和問題是:

  無采購合同建立或記錄的統一平臺,無法實現采購合同的一次錄入多次使用;采購合同無靈活的審批流程設置,無法適應多變的采購需要。

  無標準的合同范本下載,使采購合同內容不統一,加大企業法律風險。

  無法針對合同制定付款計劃,無法記錄每次付款情況,無法通過概覽表查看付款的明細。

  無法針對合同建立評價、進度/風險等信息,缺乏對合同的風險管控;對于已經無法執行的合同,無法實現合同的終止以及提醒相關人員。

  針對合同到期和付款計劃到期等信息無法設置自動提醒,仍需采購人員人為記住關鍵日期,浪費采購人員的精力和時間。

  無全部合同的監控和查看的位置,使單位領導無法整體掌控和管理合同。

  無法自動生成合同的相關報表,無法及時查看合同的已付、未付和執行情況。

  無后臺數據的維護管理,使合同使用字段數據等信息的添加不方便,使用不靈活。


  一、合同臺賬

  合同臺賬功能是記錄采購合同的基本信息、付款計劃、付款歷史等內容。采購人員可在“合同臺賬”中進行新建,并可針對此合同臺賬還可記錄合同評價、進度/風險等信息;對于無法執行的合同可進行終止操作。

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                                                                             合同臺賬基本信息

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                                                                            合同臺賬付款計劃

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                                                                              合同臺賬付款歷史

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                                                                                合同評價

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                                                                               進度/風險

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                                                                                終止合同

  二、付款計劃及付款歷史

  采購人員可在“付款計劃”中針對某一采購合同制定付款計劃,寫明具體的計劃日期和計劃金額,當已經完成付款后,可將此計劃標記為已付款;采購人員在付款歷史中可針對某合同記錄其付款情況和退款情況;采購人員在合同付款概覽中可按照合同編號、截止日期、付款狀態等信息查詢,并可查看已付和未付金額的明細內容。

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                                                                               新建付款計劃

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                                                                              新建付款記錄

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                                                                              新建退款記錄

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                                                                              合同付款概覽

  三、合同審批

  根據采購管理員在“合同審批設置”中設置的審批方式來決定合同臺賬新建后是否進行審批或以何種方式審批。如選擇“合同新建不需要審批”,則可直接新建合同臺賬,無需審批;如選擇“合同需要內部指定人員審批同意后新建”,則采購人員發起合同臺賬后,則由指定人員到“采購合同”-“合同審批”中進行審批操作,通過后方可建立合同臺賬;如選擇“合同需要通過審批流程同意后新建”,則會出現“合同審批流程設置”按鈕,在此處進行流程設置后,采購人員發起合同臺賬需要按照此流程進行審批,審批通過后方可建立合同臺賬。

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                                                                              合同審批設置

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                                                                                 合同審批

  四、合同提醒

  采購管理員可根據實際需要在基礎數據設置中設置合同到期前、付款計劃到期前多少天,以系統消息、電子郵件的形式提醒,同時可設置提醒語。設置之后,如有相關的合同、付款計劃符合條件,則會提醒對應的采購人員,采購人員可在合同提醒中進行查看。

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                                                                              付款提醒設置

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                                                                              合同到期提醒設置

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                                                                              付款計劃提醒

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                                                                             合同截止日提醒

  五、全部合同

  單位的所有采購合同均可以在全部合同中查看,方便領導對采購合同進行管理和監控。此處功能同合同臺賬。

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                                                                                全部合同

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                                                                               合同查看

  六、合同報表

  合同報表中根據采購人員錄入的相關數據,系統自動生成月度采購統計、季度采購統計、年度采購統計、付款明細報表、合同付款概覽等,供相關人員查看。

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                                                                            合同報表

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                                                                        年度采購統計表

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                                                                          付款明細報表

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                                                                          合同付款概覽

  七、基礎數據設置

  基礎數據設置中可維護商品類型、采購商品信息、供應商分類、供應商、合同分類、合同范本、合同付款方式、支付方式、發票類型、付款計劃提醒設置、合同到期提醒設置、合同審批設置等內容,用來支撐采購合同??櫚惱J褂?。

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                                                                              基礎數據設置

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                                                                                采購商品信息

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                                                                               供應商信息

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                                                                                 合同范本

  以上圖示詳解,我們可以發現華天動力協同OA系統采購合同??樘氐閿胗攀潑饗?,為客戶提供了一體化合同管理平臺,規范合同管理,讓企業合同可看、可查、可提醒、可統計,具體優勢如下:

  1. 統一的使用平臺

  采購合同??槲沒峁┝艘惶寤暮賢芾砥教?,包含合同簽訂、審批、執行、風險、監管的全過程;其中所有的事項均可基于合同臺賬的基礎上進行記錄,真正實現了一次錄入多次使用的原則,讓同此合同相關的內容不再零散,集中體現在一處,也方便領導進行監督和管理。

  2. 規范的模板管理

  企業可將確認的采購合同范本上傳至采購合同??櫓?,供采購人員同供應商簽訂合同時使用,這樣一來可以規范單位的采購合同,二來可有效的減少企業的法律風險。

  3. 貼心的消息提醒

  華天OA的采購合同??櫓刑峁┖賢狡誶?、付款計劃到期前的提醒功能,提前告知忙碌的采購人員,讓其有時間做溝通和準備工作,避免遺忘。

  4. 全面的領導監管

  單位全部的采購合同信息均以電子的形式存儲,領導可在全部合同中隨時檢索查看,有效的避免了需要時找不到或是找到了看不清的情況;而且領導還可查看每條合同臺賬的基本信息、收款情況、進度風險,并能對此做出評價,方便領導對采購工作的監督和管理。

  5. 自動的統計報表

  采購合同??楦薟曬喝嗽比粘B既氳南喙匭畔?,自動生成合同的相關統計報表,減輕了采購人員二次制作報表的工作,也減少了數據的出錯率,提高了工作效率。同時單位領導也能實時通過報表了解采購情況和付款進度,方便領導對采購工作的整體掌握。

  OA系統:阿尔雷恩vs希拉尔预测
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